Pokud vlastníte firmu, je možné, že jste někdy přemýšleli o tom, zda-li je lepší mít svého interního účetního či si najmout externí účetní firmu, která vše bude řešit za vás. Obě možností mají své výhody i nevýhody, ovšem vždy záleží na typu firmy. V tomto článku si porovnáme oběd možnosti a na konci řekneme náš pohled na to, jestli je pro firmu výhodnější zaměstnat účetní či spolupracovat s účetní firmou.
Jen pro pořádek hned na začátku uvedeme, že v tomto článku nebude řeč o daňové evidenci, kterou vedou formy s ročním obratem do 25 mil. Kč. Vedení daňové evidence zvládne podnikatel sám s pomocí tabulky či jednoduchého účetního programu nebo náročnějšího informačního systému, jako je např. MoneyERP. V tomto článku budeme mluvit o vedení účetnictví, které musí vést firmy s ročním obratem nad 25 mil. Kč případně firmy, které se pro to dobrovolně rozhodnou.
Interní účetní
Interní účetní si můžeme představit jako paní, která je zaměstnaná na hlavní pracovní poměr, dochází k vám na firmu, má své pracovní místo a počítač. Komunikace s ní je obvykle rychlá, je vždy ochotná pomoci a věnuje se pouze a jenom vaší firmě. Nezní to vůbec špatně, že? Co je ovšem cenou za flexibilitu, věrnost a přehled?
Výhody interní účetní
- Rychlejší reakce a flexibilita – zaměstnání interní účetní má nepopiratelnou výhody v tom, že je dostupná a flexibilní. Kdykoliv tedy budete potřebovat vyřešit jakýkoliv účetní problém rychle, jen vaší účetní zavoláte či za ní zajdete a ona hned může na problému začít pracovat. Mimo to je obrovská výhoda to, že zaměstnaná účetní má prostor a čas pochopit váš business a sama tak přicházet s novými nápady jak zlepšit interní procesy.
- Data zůstávají ve firmě – Pro někoho velmi důležité, pro někoho méně, nicméně snad pro všechny je alespoň subjektivní pocit toho, že citlivá data zůstávají uvnitř firmy vítaný.
Nevýhody interní účetní
- Celkové náklady jsou větší – nejen že platíte účetní jako zaměstnanci mzdu, ale musíte zajistit pracovní místo, vybavení (notebook, telefon), účetní program, školení apod. Mimo to je potřeba si uvědomit, že účetní nebude po celou pracovní dobu jen účtovat. Jako zaměstnavatel v tu dobu musíte počítat s pauzami, dovolenou apod. Z manažerského pohledu se pak budete muset starat o to, aby byl člověk dostatečně motivován a odměňován.
- Riziko odchodu a špatná zastupitelnost – Ve většině případů se vám ve firmě vyplatí jeden/jedna účetní. V případě, že vám tato osoba onemocní, nastává velký problém, jelikož ji zpravidla nemá kdo nahradit. Krátkodobá nemoc se dá zvládnout, ale co s dlouhodobým úrazem či chorobou? Tato přetrvávající nejistota je často důvodem, proč se firmy rozhodnou pro externí firmu. A když je řeč o nejistotě, zaměstnanec může také kdykoliv podat výpověď. S tím souvisí nejen nutnost hledat náhradu, ale také potřeba si člověka vyzkoušet, zaškolit apod. To může být otázka i několika měsíců.
Externí účetní
Externí firma v sobě skrývá prvky jednoduchosti, bezstarostnosti a pohody. Peníze jí platíte za objem odvedené práce a nemusíte řešit personální či jiné problémy spojené se zaměstnáním osoby na HPP. Pojďme si však všechny výhody shrnout a také si říct, jaké nevýhody může tato forma spolupráce mít.
Výhody externí účetní
- Bezstarostnost – Tohle je obzvlášť důležitý bod, který majitelé menších a středních firem ocení. Nemusíte řešit zázemí, účetní programy, školení ani nic podobného. Pouze stačí, abyste společně se psali podmínky spolupráce, podepsali smlouvu a můžete posílat účetní doklady.
- Je levnější a platíte jen za odvedenou práci – Pro menší a střední firmy se externí účetní vždy vyplatí, to je prostě fakt. Další důležitou výhodou je skutečnost, že vždy platíte pouze za odvedenou práci a nic jiného (viz. řádek výše).
- Zastupitelnost – Další výhodou, kterou firma jako celek ocení je zastupitelnost. V účetních firmách je několik účetních, a pokud by se jednomu z nich něco stalo, znamenalo by to pouze, že si vaší firmu převezme někdo jiný ve firmě.
Nevýhody externí účetní
- Pomalejší reakce – Externí účetní nemá na starost jen vás a vaší firmu, a proto také není možné očekávat, že bude vaše požadavky a připomínky zpracovávat promptně. Pokud se rozhodnete pro externí účetní, musíte počítat s tím, že doba odezvy se může protáhnout.
- Data nezůstávají ve firmě – Ve smlouvě o spolupráci by vždy měla být stanovena dohoda o mlčenlivosti, nicméně někomu může být nepříjemné, že citlivá data odchází z firmy jinam.
